Standard e-mail template for setting up e-mail services in Alpaca system's SMTP settings (ENG/HE)

Here is a standard email template you can provide to clients for setting up email services in the Alpaca system’s SMTP settings (based on the fields in your screenshot):

📨 Alpaca System – Email Service Setup Instructions

Dear [Client Name],

To enable sending email notifications from the Alpaca system (e.g., appointment confirmations, invoices, test results), we require the following information to configure your clinic’s SMTP email settings.

✅ Instructions

1. Do you currently use an email service?
   (e.g., Gmail for Business / Outlook / Private Mail Server)

2. Create a dedicated sender account
   Please create a user/email account such as:
   alpaca@[yourclinic].com or notifications@[yourclinic].com
   This account will be used to send automatic messages from your clinic.

📥 Please Provide the Following Details:

Create an App Password for Gmail

You must have 2-Step-Verification enabled before setting up an application password.

1. Visit your App passwords page. You may be asked to sign in to your Google Account.

2. At the bottom, click Select app and choose the app you're using. You can also select Other and enter you own custom app name.

3. Click Select device and choose the device you're using. You can also select Other and enter you own custom device name.

4. Click Generate.

💡 Tips:

• If using Gmail or AppleMail, ensure SMTP access is enabled in account settings and successful creation of app password - Please provide it.

• If you use a private mail server, your IT team should provide these credentials.

If you need help completing this setup, feel free to reach out to us. we’re happy to assist.

Kind regards,
[Your Name]
Alpaca Implementation Team

Hebrew:

בהמשך תמצא תבנית מסודרת שתוכל לשלוח ללקוחותיך לצורך הגדרת שירות הדוא"ל (SMTP) במערכת Alpaca:

📨 הגדרת שירות דוא"ל במערכת Alpaca

שלום [שם הלקוח],

על מנת לאפשר שליחת התראות ודוא"ל אוטומטיות ממערכת Alpaca (כגון אישורי תורים, חשבוניות, תוצאות בדיקות ועוד), נדרש להגדיר את שירות הדוא"ל של המרפאה שלכם.

✅ הנחיות לביצוע

1. האם יש לכם שירות דוא"ל קיים?
   (לדוגמה: Gmail for Business / Outlook / שרת פרטי)

2. יצירת חשבון דוא"ל ייעודי
   יש ליצור תיבת דוא"ל ייעודית למשלוח הודעות מערכת כגון:
   alpaca@[yourclinic].com או notifications@[yourclinic].com

📥 נא למלא את הפרטים הבאים:

במידה ותרצו עזרה בהגדרה, נשמח לסייע לכם.

בברכה,
[שמך]
צוות הטמעה – Alpaca